1.   مقدمه

1-1 هدف : هدف از اين گزارش تعيين نيازهاي كاربرهاي نرم افزار اموال و دارایی های ثابت است.

1-2 دامنه : در ارتباط با سیستم اموال و دارایی های ثابت دامنه به اين صورت مشخص مي شود كه سيستم در ارتباط با بانك اطلاعاتي موجود كه شامل اطلاعات پایه (انواع گروه های اصلی و فرعی دارایی- انواع دارایی – اطلاعات مراکز هزینه و...) می باشد، قرار مي گيرد. مدیر اموال و دارایی یا متصدیان مربوطه و کاربران دیگر سیستم می توانند به طور دائم با این نرم افزار در ارتباط بوده و اطلاعات مورد نیاز خود را در آن ثبت نموده و گزارشات مورد نیاز خود را از اطلاعات ثبت شده استخراج نمایند.

2. موقعيت

2-1 موقعيت کاري : در سیستم جاری که از بدو تأسیس در تمامی بیمارستان ها به کار برده می شود، متصدیان مربوطه اطلاعات دارایی ها و اموال بیمارستان – اطلاعات اوراق بهادار – اطلاعات مراکز هزینه  را به طور کامل در دفاتری مخصوص ثبت می کنند و سایر اطلاعات مورد نیاز نیز توسط دیگر مسئولان مربوطه ثبت و نگهداری می شود. که البته این سیستم پاسخگوی نیازهای حجم انبوه اطلاعات امروز نمی باشد. سیستم مدیریت مکانیزه ارتباط کامل بین اطلاعات دارایی ها ، مراکز هزینه و داده های مدیریتی برقرار می کند.

2-2 مشکل : در روش سنتی و دستی که هم اکنون در بیشتر بیمارستان ها به کار برده می شود، معایب و مشکلات بسیاری وجود دارد، که از جمله آنها می توان به کندی روند محاسبه استهلاک اموال – عدم کنترل جابجایی اموال – نداشتن گزارش کامل و دقیق از نقل و انتقالات دارايي‏ها بين واحدها، مراکز هزینه و اشخاص – نداشتن سیستم بارکدینگ مناسب برای اموال – نداشتن گزارش کامل و دقیق از اموال مفقودی، اهدایی، مسروقه، اسقاطی اشاره نمود.

2-3 موقعيت محصول : با بررسی سیستم دستی موجود،مشخص می شود که استخراج انواع گزارشات از قبیل :

·       محاسبه استهلاک اموال

·       امكان گزارش‏گيري از نقل و انتقالات دارايي‏ها بين واحدها، مراكز هزينه

·       امكان تهيه گزارش مغايرت دارايي‌هاي عيني و دفتري

·       گزارش کامل و دقیق از اموال مفقودی، اهدایی، مسروقه، اسقاطی و ...

·       و...

یکی از زمان برترین و پرهزینه ترین وظایفی است که در قسمت های اموال بیمارستان ها انجام می شود، همچنین جمع آوری گزارشات به صورت سالیانه یکی از مسائل بسیار حائز اهمیتی است، که در وضعیت کنونی مستلزم صرف وقت و زمان بسیار است و به کندی انجام می شود.  با این تفاسیر مشخص می شود که مدیران این سیستم، متصدیان مربوطه، مجریان و تمامی کسانی که به نوعی با این سیستم درگیر می باشند کسانی هستند که با محصول نرم افزاری در ارتباط بوده و از مزایای آن بهره مند می شوند.

3. توصيف افراد و کاربرها

3-1 خلاصه افراد مرتبط : جدول زير شامل شرح خلاصه اي از افراد درگير با سيستم اموال و دارایی های ثابت مي باشد.

3-2 خلاصه کاربر :

3-3 نيازهاي کليدي مدیران و کاربران  : در اين قسمت نيازها ، مشکلات و راه حلهاي پيشنهادي ارائه مي شود. نيازها دسته بندي و طبقه بندي مي شوند.

4. شرح کلي محصول

4-1 ابعاد محصول :

نرم افزار سيستم اموال و دارایی های ثابت از دو بخش تشکيل شده، يک قسمت سرويس گيرنده (Client) براي نصب بر روي ايستگاه هاي کاري و يک قسمت نرم افزار سرويس دهنده (Server) است که بر روي کامپيوترسرويس دهنده بیمارستان نصب مي شود. اين سرويس دهنده به طور کامل در اختیار مدیر نرم افزار بوده و کامپیوتر های کلاینت نیز نسخه ای را استفاده می نمایند که مدیر برای هر یک تعریف نموده است.

4-2 خلاصه قابليتهاي محصول : خلاصه اي از مزايا و قابليتهاي اصلي سيستم در اين بخش مشخص شده است. در اين قسمت ليست عمليات سيستم به صورتي قابل درک براي مدیران تهيه شده است. در ادامه جدولي براي تعيين مزاياي عمده سيستم و قابليتهاي آن مشخص شده است. در اين جدول قابليتها و مزاياي کلي سيستم اموال و دارایی های ثابت مشخص شده است. قابليتها به صورت دقيقتر در بخش 5 مشخص شده اند.

4-3 پيش فرضها و وابستگيها : تمامي عوامل موثر بر کارايي و قابليتهاي محصول نرم افزاري را در اين بخش مشخص می نماييد.

در سيستم اموال و دارایی های ثابت پيش فرضها به شرح زير هستند:

·       فرض بر این است که سطح دسترسی کاربران در بخش های مختلف محدود به تمایلات مدیر سیستم می باشد.

·       این نرم افزار آمادگی لازم برای استفاده در سطح شبکه را دارد.

·       تحويل بموقع وابسته به پرداخت بموقع بر طبق قرار داد منعقده خواهد بود.

4-4 مجوز و نصب :

مجوز نصب و نکات نصب مي تواند تاثير مستقيم بر کد برنامه ها داشته باشد. براي نمونه ايجاد کلمه عبور و يا مجوزهاي ارتباطي در شبکه بار برنامه نويسي را افزايش مي دهد. و همانطور که در بخشهای پیشین متذکر شدیم، مسئله امنیت و سطح دسترسی در سیستم اموال و دارایی های ثابت بسیار حائز اهمیت است و همه این امور به تحت نظارت کامل مدیر سیستم قابل انجام است.

5- قابليتهاي محصول

   در اين قسمت ليستي از قابليتهاي محصول مشخص مي شود. بايد توجه نمود که منظور از قابليت، تواناييهاي سطح بالاي سيستم است که براي کاربر سودمند خواهد بود. سطح بالا بودن قابليتها به اين مفهوم است که وارد جزئيات طراحي و پياده سازي نبايد شد و به صورت ساده و قابل درک براي افراد غير کامپيوتري بيان شود. بايد تاکيد بر تواناييهاي مورد نياز نمود و مشخص کرد که اين قابليت پاسخگوي آن خواهد بود.

اين بخش شامل توصيف قابليتهاي سيستم اموال و دارایی های ثابت است. توصيف قابليتها در واقع نمايانگر کليت تواناييهاي سيستم اموال و دارایی های ثابت می باشد. در ادامه ليستي از قابليتهاي این سیستم به تفکيک ارائه مي‌شود.

5-1 ورود : سيستم قابليت تعيين کلمه عبور و نام کاربر را خواهد داشت. به اين ترتيب هر کدام از کاربران مي توانند جهت ورود به سيستم از کلمه عبور تخصيصي به خود استفاده کنند. البته این نام کاربری و کلمه عبور و همچنین سطح دسترسی کاربران مختلف به سیستم فقط توسط مدیر سیستم و در نسخه مدیریت امکان پذیر خواهد بود.

5-2 ثبت اموال: با توجه به اینکه موجودیت دارایی ها و اموال جزء محور اصلی می باشد، زیر سیستم ثبت اموال بایستی قابلیت ثبت اموال های گوناگون را داشته باشد. شایان ذکر است این سیستم امکان ارائه بارکد برای هرکدام از اموال را به صورت فرمت های گوناگون دارا می باشد. پس از ارائه و چاپ بارکد برای هر کدام از اموال شما می توانید این بارکدها را بوسیله دستگاه Barcode Reader خوانده و در هر کجای نرم افزار که لازم است، استفاده نمایید.

5-3 تغییرات و جابجایی اموال: این زیر سیستم قابلیت اعمال تغییرات و جابجایی اموال اعم از عملیات مربوط به اهدا، اسقاط، اهدایی و... را دارا می باشد.

5-4 محاسبه استهلاک: این زیرسیستم قابلیت تعيين خودکار روش استهلاك دارايي از طريق گروه دارايي و يا اقلام دارايي و محاسبه استهلاك دارايي براساس ماده 151 اصلاحي قانون ماليات‌هاي مستقيم مصوب 27/11/1380 و بخشنامه شماره 74876 مورخ 28/12/1381 سازمان امور مالياتي کشور را دارا می باشد.

5-5 اموال مفقودی و حادثه دیده: این زیر سیستم یک مکانیزم مناسب برای ثبت و کنترل اموال مفقود شده را ارائه می نماید. این قسمت از نرم افزار را می توان یکی از بهترین قسمت برای کنترل اموال معرفی نمود در این قسمت شما می توانید حذف اموالي كه در اثر وقايع از بين رفته‏اند - ثبت عمليات مربوط به پيگيري و نتايج پرونده سرقت اموال – ثبت اعلام پيدا شدن اموال مفقود شده يا مسروقه - عمليات مربوط به پيگيري و نتايج پرونده را کنترل نمایید.

 5-6 ارائه انواع گزارشات مدیریتی:  

·       امکان چاپ بارکد مخصوص برای هرکدام از اموال

·       امكان گزارش‏گيري و مشاهده اطلاعات يك مال

·       امكان گزارش‏گيري و مشاهده اطلاعات اموال به صورت كلي

·       امكان گزارش‏گيري از مراكز هزينه، محل‌هاي استقرار و تحويل‏گيرندگان اموال

·       امكان گزارش‏گيري از وضعيت اموال به لحاظ جابجايي، جايگزيني، فروش، اسقاط، ‌حذف و ...

·       امكان گزارش‏گيري از وضعيت اموال به لحاظ محل استقرار (ساختمان، طبقه و اتاق)، فرد تحويل‏گيرنده، مركز هزينه و واحد

·       امكان گزارش‏گيري از نقل و انتقالات دارايي‏ها بين واحدها، مراكز هزينه و اشخاص در دوره‏هاي زماني تعيين شده

·       امكان گزارش‏گيري از تغييرات اموال در دوره‏هاي زماني تعيين شده

·       امكان تهيه گزارش از مشخصات فني اموال

·       امكان تهيه گزارش از امناي اموال

·       امكان تهيه گزارش از اموال رسيده و فرستاده

·       امكان گزارش‏گيري از اموال در اختيار يك كارمند، واحد، مركز هزينه و ...

·       امكان گزارش‏گيري از اموال موجود در يك ساختمان، طبقه، اتاق و ...

·       امكان گزارش‌گيري از اموال مصرفي راكد

·       امكان گزارش‏گيري از اموال توافقي

·       امكان گزارش‏گيري از اموال مفقودي

·       امكان گزارش‏گيري از اموال اهدا يا واگذار شده

·       امكان گزارش‏گيري از اموال مسروقه

·       امكان گزارش‏گيري از اموال اسقاطي

·       امكان گزارش‏گيري از هزينه استهلاك اموال

·       امكان گزارش‏گيري از هزينه استهلاك دارايي‌ها به تفكيك مراكز هزينه

·       امكان گزارش‏گيري از دارايي‌هاي مستهلك شده

·       امكان تهيه فهرست استهلاك ماهيانه دارايي‌ها

·       امكان گزارش‏گيري از اطلاعات مربوط به مقادير استهلاك سال‌هاي قبل

·       امكان گزارش‏گيري از سوابق بلااستفاده شدن و استفاده مجدد دارايي‌ها

·       امكان ارائه گزارش به صورت خودكار از اموالي كه عمر مفيد آنها تمام شده است

·       امكان تنظيم زمان ارائه هشدار پيش از سررسيد مربوط به عمرمفيد، بيمه، معاينات، امانت،‌ ضمانت، خدمات پس از فروش و ... به طور جداگانه

 7-5 پارامترهای قابل تنظیم در سیستم 

1.   امكان تعريف انواع گروه‌هاي اصلي و فرعي دارايي

2.   امكان تعريف انواع دارايي

3.   امكان تعريف انواع اوراق بهادار

4.   امكان تعريف مراكز هزينه مطابق با مراكز هزينه تعريف شده توسط امور مالي دستگاه

5.   امكان تعريف مشخصات محل‌هاي استقرار اموال نظير ساختمان، طبقه، اتاق، مركز هزينه، شخص تحويل گيرنده و ...

6.   امكان تعريف امناي اموال و مشخصات شخصي و شغلي آنها

7.   امكان تعريف انبارداران و مشخصات شخصي و شغلي آنها

8.   امكان تعريف اشخاص تحويل گيرنده اموال و مشخصات شخصي و شغلي آنها

9.   امكان تعريف وقايع گوناگون نظير سيل، زلزله، سرقت، آتش سوزي، تصادف و ...

10.    امكان تعريف جدول استهلاك

اطلاعات تخصصی

·       طراحي براساس متدولوژي شي گرا و الگوي FACADE

·       برنامه نویسی به سبک XP

·       تحلیل و طراحی بوسیله متدولوژی RUP & UML

·       برنامه نویسی چند لایه

·       پياده سازي براساس تكنولوژي .Net 2005

·       سيستم پايگاه داده MS-SQL Server 2005

·       استفاده ازDeveloper Edition Crystal Reports XI برای طراحی گزارشات

·       سيستم عامل ايستگاه كاري Windows 2000/XP/Vista

·       سيستم عامل سرويس دهنده((Server, Advanced Server 2003 & Windows 2000